چگونه کارتهای هدیه را در بودجه پیگیری کنیم
کارتهای هدیه، پرداخت با چند روش و اعتبار فروشگاه را پیگیری کنید؛ بدون دوبارهشماری هزینه یا اشتباهگرفتن موجودی مخصوص خرید با پول قابل استفاده برای قبضها.
یک کارت هدیهٔ سوپرمارکت به ارزش $100 میتواند هزینهٔ مواد غذایی را پوشش دهد، اما اجارهٔ فردا را نمیشود با آن پرداخت کرد. بودجه باید هم موجودی قابل استفادهٔ کارت را نشان دهد و هم محدودیت محل خرجکردنش را.
برای پیگیری کارتهای هدیه در بودجه، مشخص کنید چه زمانی هزینه را حساب میکنید: هنگام خرید کارت یا هنگام استفاده از آن. در هر دو روش، فهرستی از موجودی کارتها نگه دارید. اگر جزئیات دستهبندی هزینهها را میخواهید، هر کارت را بهعنوان یک حساب پیگیری کنید: خرید یا شارژ کارت انتقال محسوب میشود و خرجکردن موجودی آن هزینه است.
مشخص کنید چه زمانی هزینه ثبت میشود
برای کارتهایی که برای استفادهٔ خودتان نگه میدارید، دو روش وجود دارد که هرکدام منطق مشخصی دارند. انتخاب روش به این بستگی دارد که میخواهید گزارش هزینهها چه چیزی را نشان دهد.
| رویداد یا تصمیم | ثبت هزینه هنگام پرداخت پول | پیگیری کارت بهعنوان حساب |
|---|---|---|
| خرید یک کارت $100 برای خودتان | ثبت $100 هزینه در دستهٔ انتخابی | انتقال $100 از حساب جاری به حساب کارت هدیه |
| خرجکردن $30 از موجودی کارت | فقط کاهش موجودی در فهرست کارتها | ثبت $30 هزینه از حساب کارت هدیه |
| دریافت یک کارت هدیهٔ جدید به ارزش $50 | افزودن به فهرست کارتها؛ بدون ثبت در دفتر هزینهها | ثبت $50 درآمد هدیه در حساب کارت هدیه |
| گزارش چه چیزی را نشان میدهد | پولی که هنگام شارژ به کارت اختصاص دادهاید | کالاها و خدماتی که هنگام استفاده از کارت خریدهاید |
| محدودیت اصلی | خرید با هدیههای دریافتی هرگز در هزینهها ظاهر نمیشود؛ هزینهای که خودتان تأمین کردهاید در تاریخ شارژ ثبت میشود | ردیفهای بیشتری لازم است و موجودیهای محدود باید از پول قابل استفاده برای قبضها جدا بمانند |
روش ثبت هزینه هنگام پرداخت پول زمانی مفید است که تعداد کمی کارت دارید و بیشتر میخواهید پول خارجشده از بانک را پیگیری کنید. دستهای مثل «شارژ کارت هدیه» زمان ثبت هزینه را روشن میکند. برای کارتی که فقط برای غذا استفاده میشود، میتوانید دستهٔ «مواد غذایی» را انتخاب کنید؛ اما گزارش مواد غذایی تاریخ شارژ را نشان خواهد داد، حتی اگر خرید غذا ماه بعد انجام شود.
اگر میخواهید ببینید چه چیزی را در چه زمانی خریدهاید، روش حساب را انتخاب کنید. دستهها به خریدها مربوط میشوند و شارژ کارت، ارزش را میان حسابهایی که پیگیری میکنید جابهجا میکند. آیا انتقالهای بانکی هزینه محسوب میشوند؟ این تفاوت را توضیح میدهد.
روش انتخابی را کنار هر کارت در فهرست بنویسید و ثابت نگه دارید. ثبت هزینه هم هنگام شارژ و هم هنگام خرجکردن موجودی، یک مبلغ را دو بار از بودجه کم میکند. تغییر روش پیگیری کارتی که بخشی از موجودیاش مصرف شده به روش حساب هم میتواند همین مشکل را ایجاد کند: ممکن است شارژ آن قبلاً در گزارشی قدیمیتر هزینه محسوب شده باشد.
یک فهرست واحد برای موجودی کارتهای هدیه داشته باشید
یک صفحهگسترده یا یادداشت کافی است. برای هر کارت ردیف جداگانهای بگذارید، حتی اگر چند کارت از یک فروشنده دارید.
| فیلد | نمونه |
|---|---|
| فروشنده و برچسب کارت | فروشگاه لوازم خانه · چهار رقم آخر 4821 |
| ارز و موجودی تأییدشده | USD 40 |
| آخرین بررسی | ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶ |
| روش پیگیری | پیگیری بهعنوان حساب |
| منشأ | خریداریشده برای استفادهٔ شخصی |
| محدودیتها و شرایط | شعب مجاز، امکان استفادهٔ آنلاین، تاریخ انقضا یا کارمزد اعلامشده |
| محل نگهداری مدارک | رسید و اطلاعات کارت در محل امن |
موجودی را از طریق سرویس رسمی فروشنده یا صادرکننده تأیید کنید. روشهای موجود و کارمزدهای احتمالی به کارت بستگی دارند؛ راهنمای CFPB برای بررسی موجودی کارت پیشپرداخت این تفاوتها را شرح میدهد. اگر محدودیت یا شرطی را بررسی نکردهاید، آن را نامشخص علامت بزنید.
شمارهٔ کامل کارت و کدهای استفاده از آن را در محل امن نگه دارید. برای بودجهٔ مشترک معمولاً یک برچسب قابل تشخیص کافی است. بعد از تمامشدن موجودی، کارت را تا زمانی نگه دارید که مطمئن شوید چیزی را مرجوع نمیکنید: همانطور که راهنمای کارت هدیهٔ CFPB توضیح میدهد، بعضی فروشگاهها مبلغ مرجوعی را به همان کارت اولیه برمیگردانند.
هدیههای جدید را از موجودی اولیه جدا کنید
در روش حساب، دریافت یک کارت هدیهٔ جدید به ارزش $50، مبلغ $50 درآمد هدیه به حساب آن کارت اضافه میکند. خرید بعدی به مبلغ $20، همان $20 را در دستهٔ هزینهٔ مربوط ثبت میکند و $30 در کارت باقی میگذارد. «درآمد هدیه» در اینجا به معنای ارزش دریافتی برای بودجهبندی خانوار است و تکلیف مالیاتی آن را تعیین نمیکند.
موجودی $50 که پیش از شروع پیگیری داشتهاید، متفاوت است. آن را مطابق روال ثبت موجودی اولیه در دفتر کل، با تاریخ شروع پیگیری ثبت کنید. افزودن آن بهعنوان درآمد هدیهٔ این ماه، اینطور نشان میدهد که موجودی قبلی را تازه دریافت کردهاید.
در روش ثبت هزینه هنگام پرداخت پول، هم هدیههای جدید و هم موجودی کارتهای قبلی وارد فهرست کارتها میشوند. خرجکردن آنها در گزارش هزینهها نمیآید. میتوانید برای استفاده از این موجودیها در خریدهای مجاز برنامه بریزید، اما دریافت کارت موجودی حساب جاری را افزایش نمیدهد.
کارتی که برای هدیهدادن به دیگری میخرید، هزینهٔ هدیه است. آن را در موجودی قابل استفاده برای خریدهای خودتان حساب نکنید.
یک مثال از خرید کارت، شارژ، پرداخت با دو روش و مرجوعی
فرض کنید با $1,000 در حساب جاری و بدون موجودی کارت هدیه شروع میکنید. برای کارت یک فروشنده که امکان شارژ مجدد دارد، روش حساب را انتخاب کردهاید. همهٔ مبالغ زیر به دلار آمریکا هستند و هیچ کارمزد یا تراکنش دیگری وجود ندارد.
Expense Budget Tracker از مبالغ علامتدار در دفتر کل استفاده میکند. خریدها ردیفهای منفی spend هستند؛ بازپرداختهایی که اثر خرید را برمیگردانند، ردیفهای مثبت spend هستند. انتقال میان دو حساب تحت پیگیری، یک ردیف منفی transfer در حساب مبدأ و یک ردیف مثبت به همان مبلغ در حساب مقصد دارد.
| رویداد | حساب و ردیف علامتدار دفتر کل | موجودی کارت هدیه |
|---|---|---|
| خرید کارت به مبلغ $100 | حساب جاری: −100 transfer؛ کارت هدیه: +100 transfer | $100 |
| شارژ $25 | حساب جاری: −25 transfer؛ کارت هدیه: +25 transfer | $125 |
| خرید $140 لوازم خانه | کارت هدیه: −125 spend؛ حساب جاری: −15 spend؛ هر دو در دستهٔ لوازم خانه | $0 |
| مرجوعکردن $40 از آن کالاها؛ فروشنده مبلغ را به کارت برمیگرداند | کارت هدیه: +40 spend، دستهٔ لوازم خانه | $40 |
| خرید یک کالای دیگر برای خانه به مبلغ $25 | کارت هدیه: −25 spend، دستهٔ لوازم خانه | $15 |
در پرداخت با دو روش، جمع دو ردیف هزینه برابر با رسید $140 است. فقط $15 از حساب جاری پرداخت شده است. ثبت کل $140 در حساب جاری و سپس افزودن پرداخت $125 کارت هدیه، هم هزینه و هم برداشت بانکی را بیش از واقع نشان میدهد.
مرجوعی، هزینهٔ لوازم خانه را $40 کاهش میدهد و $40 به کارت هدیه برمیگرداند. بازپرداخت را در همان حسابی ثبت کنید که فروشنده واقعاً مبلغ را به آن برمیگرداند، حتی اگر رسید اولیه دو روش پرداخت داشته باشد. اگر بازپرداخت هم تقسیم شده، مبلغ تأییدشدهٔ هر بخش را در حساب دریافتکنندهٔ خودش وارد کنید.
موجودیهای نهایی و هزینهها با هم تطبیق دارند:
- حساب جاری: $1,000 − $100 − $25 − $15 = $860.
- کارت هدیه: $100 + $25 − $125 + $40 − $25 = $15.
- خالص هزینهٔ لوازم خانه: $140 − $40 + $25 = $125.
- مجموع ارزش باقیماندهٔ تحت پیگیری: $860 + $15 = $875، برابر با $1,000 − $125.
در روش ثبت هزینه هنگام پرداخت پول، همین رویدادها در عوض $140 هزینه نشان میدهند: $100 برای خرید کارت، $25 برای شارژ و $15 پرداخت از حساب جاری هنگام خرید. خرجکردن موجودی و بازپرداخت به کارت فقط فهرست موجودی را تغییر میدهند. اختلاف $15 میان دو روش، همان موجودی کارت است که هنوز برای خرید آینده باقی مانده است.
هر دو روش همان پول را توضیح میدهند. روش حساب جزئیات لازم برای تشخیص خریدها از ارزش مصرفنشدهٔ کارت را در اختیار شما میگذارد.
اعتبار فروشگاه را در محل دریافت آن ثبت کنید
مرجوعی میتواند به ایجاد اعتبار فروشگاه منجر شود؛ یعنی مبلغ بازپرداختی که فقط نزد همان فروشنده قابل خرجکردن است، حتی اگر خرید اولیه را با کارت هدیه انجام نداده باشید. در روش حساب، برای این اعتبار حسابی با نام جداگانه بسازید. بازپرداخت قطعیشده را در آن حساب، در دستهٔ خرید اولیه و با مبلغ مثبت spend ثبت کنید، سپس خریدهای بعدی از آن حساب را در دستههای مربوط به خودشان وارد کنید.
برای مثال، مرجوعکردن لباس در ازای اعتبار فروشگاه، هزینهٔ پوشاک را کاهش میدهد. اگر بعداً آن اعتبار را برای لوازم خانه خرج کنید، خرید جدید به دستهٔ لوازم خانه تعلق دارد. هیچکدام از این دو رویداد پولی به حساب جاری برنمیگرداند.
تاریخهای واقعی ثبت را نگه دارید. بازپرداخت یک خرید اوت در سپتامبر، هزینهٔ آن دسته را در سپتامبر کاهش میدهد. خرید اوت را نگه دارید و دو ردیف را با رسید یا یادداشت به هم مرتبط کنید. راهنمای بازپرداخت مرجوعیها در ماههای مختلف و با روشهای پرداخت متفاوت را توضیح میدهد.
در روش ثبت هزینه هنگام پرداخت پول، بازپرداختی که تماماً بهصورت اعتبار فروشگاه صادر شده، فهرست موجودی را بهروز میکند و هزینهٔ نقدی اولیه را خنثی نمیکند. این یکی از محدودیتهای این روش است. اگر میخواهید مبلغ کالای مرجوعشده از هزینهٔ دستهٔ اولیه کم شود و خرید جایگزین جداگانه دیده شود، از روش حساب استفاده کنید.
پول قابل استفاده برای قبضها را جدا بررسی کنید
در مثال بالا، مجموع ارزش تحت پیگیری $875 است، اما حساب جاری $860 دارد. برای قبضهایی که از حساب جاری پرداخت میشوند، از $860 شروع کنید و سایر پرداختهای تعهدشده و مبلغ ذخیرهای را که میخواهید نگه دارید، از آن کم کنید.
$15 باقیمانده در کارت فروشنده میتواند پول نقد لازم برای یک خرید برنامهریزیشده و مجاز طبق شرایط کارت را کاهش دهد. با آن نمیتوانید قبضی نامرتبط را پرداخت کنید. خرید اضافه صرفاً برای استفاده از کارت هم ارزشی را مصرف میکند که میتوانستید برای یک خرید برنامهریزیشدهٔ بعدی نگه دارید.
گردشکار دستی را راهاندازی کنید
در Expense Budget Tracker، برای کارت یا اعتبار فروشگاهی که پیگیری میکنید، یک حساب عادی با نامی که خودتان وارد میکنید بسازید و از ردیفهای دفتر کل بالا استفاده کنید. این روش به نوع حساب ویژهای برای کارت هدیه نیاز ندارد. نامی مانند «کارت هدیهٔ فروشگاه لوازم خانه» هم موجودی آن را بهطور خودکار از پول قابل استفاده برای قبضها کنار نمیگذارد؛ این تفاوت را در برنامهریزی خودتان حفظ کنید.
هر جابهجایی را در تاریخ واقعی آن ثبت کنید و ارجاعی به رسید نگه دارید. پس از خریدها و بازپرداختها، ماندهٔ دفتر کل را با موجودی تأییدشدهٔ فروشنده مقایسه کنید. پیش از اصلاح موجودی، پرداختهای تقسیمشده، استفادههای ثبتنشده از کارت و ردیفهای تکراری را بررسی کنید. راهنمای تطبیق حساب توضیح میدهد چگونه هر حساب را با مدارک آن بررسی کنید.
از کارتهایی شروع کنید که همین حالا دارید: موجودیشان را تأیید کنید، در صورت نیاز موجودی اولیه ثبت کنید و برای هرکدام یک روش انتخاب کنید. سپس هر موجودی قابل استفاده را به خریدی اختصاص دهید که از قبل قصد انجامش را داشتید.