چگونه ودیعهٔ اجاره را در بودجه ثبت و پیگیری کنیم
ودیعهٔ اجاره را از پرداخت تا بازگشت بخشی از آن پیگیری کنید، برای فاصلهٔ بین دو اجاره پول کنار بگذارید و ودیعه را از موجودی قابلخرج جدا نگه دارید.
صاحبخانهٔ جدید پیش از تحویل کلید $1,500 میخواهد. صاحبخانهٔ قبلی هنوز $1,200 از پول شما را نگه داشته است. حتی اگر انتظار دارید تمام آن پول برگردد، باید در تاریخ پرداخت، کل $1,500 را در دسترس داشته باشید. پولی که قرار است ماه آینده برگردد، به پرداخت این هفته نمیرسد.
برای پیگیری ودیعهٔ اجاره در بودجه، ورود و خروج پول را هنگام جابهجایی واقعی ثبت کنید و مبلغی را که هنوز نزد صاحبخانه است در فهرستی جداگانه بنویسید. از پرداخت تا تسویه، یک روش حسابداری را دنبال کنید. ترکیب روشها ممکن است باعث شود $200 کسر از ودیعه را $400 هزینه حساب کنید.
مشخص کنید دستهٔ ودیعه چه رقمی را نشان میدهد
برای بودجهٔ نقدی شخصی، یک روش کاربردی این است که پرداخت را بهعنوان خروج وجه در دستهٔ جداگانهٔ ودیعههای قابلاسترداد ثبت کنید. وقتی اصل ودیعه به حسابتان برگشت، آن را بهصورت برگشت هزینه در همان دسته ثبت کنید. در کنار سوابق تراکنشها، یک فهرست دستی از ودیعهها نگه دارید تا بدانید چه مبلغی هنوز تعیین تکلیف نشده است.
این روش خروج وجه نقد است. از زمان پرداخت تا تسویهٔ ودیعه، مجموع این دسته برابر است با پول پرداختشده منهای پول برگشته. تا زمانی که ودیعهٔ قرارداد اجاره تسویه نشده است، این رقم پولی را هم شامل میشود که هنوز نزد صاحبخانه است. بنابراین هنوز هزینهٔ نهایی مسکن را نشان نمیدهد. جدا نگهداشتن ودیعه از اجارهٔ معمول، این تفاوت را روشنتر میکند.
در روش ثبت دارایی، همین پول به شکل دیگری ثبت میشود. مبلغ پرداختی را از حساب بانکی به حساب داراییِ ودیعه منتقل میکنید. هنگام بازپرداخت، پول از حساب دارایی به حساب بانکی برمیگردد؛ با قطعیشدن کسر از ودیعه هم دارایی کاهش مییابد و هزینه ثبت میشود. در این روش، پرداخت اولیه هزینه محسوب نمیشود و داراییِ ودیعه نباید جزو پول نقد در دسترس برای پرداخت قبوض حساب شود.
مثالهای زیر از روش خروج وجه نقد استفاده میکنند. یک پرداخت را همزمان هم هزینه و هم انتقال به حساب داراییِ ودیعه ثبت نکنید.
ابتدا اجزای مبلغ پرداختی را بررسی کنید. کارمزد غیرقابلاسترداد بررسی درخواست اجاره یا امور اداری را در دستهٔ هزینهٔ جداگانهای ثبت کنید. فهرست زیر اصل ودیعهٔ قابلاسترداد را پیگیری میکند؛ هر بهرهای که جداگانه پرداخت شود نیز باید ثبت جداگانهای داشته باشد و از اصل پول کم نشود.
برای زمانی برنامهریزی کنید که هر دو ودیعه هنوز برنگشتهاند
اسبابکشی بین دو خانهٔ اجارهای را در نظر بگیرید. همهٔ مبلغها فرضی و به دلار آمریکا هستند. ودیعهٔ قبلی به مبلغ $1,200 سال گذشته پرداخت و ثبت شده است. در ۱ سپتامبر، موجودی حساب جاری مستأجر $4,000 است؛ ودیعهٔ قبلی پیشتر از حساب خارج شده است.
در این مثال فقط تراکنشهای جدول زیر را در نظر میگیریم. در این بازه، حقوقی به حساب واریز نمیشود و حساب گردش دیگری ندارد.
| تاریخ | رویداد | ورودی یا خروجی حساب جاری | ماندهٔ حساب جاری | ماندهٔ تسویهنشدهٔ ودیعه |
|---|---|---|---|---|
| ۱ سپتامبر | وضعیت آغازین؛ ودیعهٔ اجارهٔ قبلی نزد صاحبخانه است | — | $4,000 | $1,200 |
| ۳ سپتامبر | ودیعهٔ اجارهٔ جدید پرداخت میشود | −$1,500 | $2,500 | $2,700 |
| ۵ سپتامبر | اجاره و قبوض ضروری پرداخت میشوند | −$1,800 | $700 | $2,700 |
| ۲۰ سپتامبر | صاحبخانهٔ قبلی پیشنهاد میکند $1,000 برگرداند و $200 کسر کند؛ مستأجر به کسر اعتراض دارد | $0 | $700 | $2,700 |
| ۲۵ سپتامبر | بازپرداخت $1,000 در حساب ثبت میشود؛ اختلاف بر سر $200 باقی است | +$1,000 | $1,700 | $1,700 |
| ۲ اکتبر | مستأجر کسر $200 را میپذیرد؛ پروندهٔ ودیعهٔ قبلی بسته میشود | $0 | $1,700 | $1,500 |
برای ودیعهٔ جدید و قبوض، پیش از برگشت ودیعهٔ قبلی به $3,300 نیاز دارید. موجودی اولیه آنها را پوشش میدهد و $700 باقی میماند. این $700 باید هزینههایی را که در این مثال سادهشده نیامده، مثل خرید مواد غذایی یا ذخیرهٔ نقدی، هم پوشش دهد؛ نمیتوان خودبهخود آن را پول آزاد برای خرجکردن دانست.
اگر موجودی حساب جاری بهجای آن $2,600 بود، همین پرداختهای فهرستشده بهتنهایی $700 کسری ایجاد میکردند. بازپرداخت مورد انتظار از صاحبخانهٔ قبلی این کسری را جبران نمیکند. پیش از قطعیکردن اسبابکشی، پول لازم را واقعاً تأمین کنید یا دربارهٔ تغییر زمان پرداخت به توافق برسید.
در مقطعی از اسبابکشی، مجموعاً $2,700 بابت دو ودیعه از دسترس خارج است. پس از بازپرداخت جزئی، ماندهٔ تسویهنشدهٔ $1,700 شامل ودیعهٔ جدید $1,500 و مبلغ مورد اختلاف $200 است. این رقم نشان میدهد چه مقدار از اصل پول هنوز تعیین تکلیف نشده است؛ تضمینی برای بازگشت تمام آن نیست.
سایر هزینههای اسبابکشی را هم با تاریخ پرداختشان در همین برنامهٔ ورود و خروج پول وارد کنید. راهنمای هزینههای اسبابکشی فهرست گستردهتری را پوشش میدهد، از جمله پرداخت همزمان اجارهٔ دو خانه و راهاندازی خدماتی مثل آب و برق.
برای هر قرارداد اجاره یک ردیف نگه دارید
یک جدول ساده یا یادداشت کافی است. برای هر ودیعه این موارد را ثبت کنید:
- ملک، صاحبخانه یا نماینده، ارز، تاریخ و مبلغ پرداخت اولیه.
- شناسهٔ پرداخت و پیوند به قرارداد، رسید و مدارک وضعیت ملک.
- بازپرداخت پیشنهادی، تاریخ مورد انتظار دریافت و تاریخ پیگیری.
- بازپرداختهای واقعاً دریافتشده، کسورات قطعی و مبلغی که هنوز تعیین تکلیف نشده است.
- هر مبلغ مورد اختلاف و اقدام بعدی.
از این رابطه استفاده کنید: ودیعهٔ اولیه − بازپرداختهای دریافتشده از اصل پول − کسورات قطعی = ماندهٔ تسویهنشدهٔ اصل ودیعه. کسر پیشنهادی تا زمانی که به آن اعتراض دارید، تعیینتکلیفنشده میماند. کنار آن بخش بنویسید «مورد اختلاف» تا با بازپرداخت مورد توافق اشتباه نشود.
فهرست ودیعهها در این مثال چنین تغییر میکند:
| زمان بررسی | قرارداد اجاره | ودیعهٔ اولیه | اصل ودیعهٔ برگشته | کسورات قطعی | ماندهٔ تسویهنشدهٔ اصل ودیعه | وضعیت |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ۳ سپتامبر | قبلی | $1,200 | $0 | $0 | $1,200 | در انتظار تسویه |
| ۳ سپتامبر | جدید | $1,500 | $0 | $0 | $1,500 | نزد صاحبخانه در طول اجاره |
| ۲۵ سپتامبر | قبلی | $1,200 | $1,000 | $0 | $200 | اعتراض به کسر |
| ۲ اکتبر | قبلی | $1,200 | $1,000 | $200 | $0 | بستهشده |
هر ردیف وضعیت را در همان زمان بررسی نشان میدهد؛ ردیفهای قرارداد قبلی را با هم جمع نکنید. ردیف قرارداد جدید پس از ۳ سپتامبر تغییری نمیکند. بعد از بستن پروندهٔ قرارداد قبلی، اطلاعات نهایی و مدارک تسویهٔ آن را نگه دارید.
هنگام بازگشت بخشی از ودیعه، کسری را دوباره هزینه حساب نکنید
در روش خروج وجه نقد، برای قرارداد قبلی دو تراکنش نقدی ثبت شده است: $1,200 پرداختشده در سال گذشته و $1,000 برگشته در ۲۵ سپتامبر. خالص خروج وجه $200 است.
پذیرفتن کسر $200 در ۲ اکتبر، فهرست ودیعهها را تغییر میدهد، اما حساب جاری تغییری نمیکند. هزینهٔ دیگری به مبلغ $200 از حساب بانکی ثبت نکنید. بخش برنگشته از قبل در خروج وجه اولیه حساب شده است. ثبت هزینهٔ دوم، هزینه را بیش از واقع نشان میدهد و ماندهٔ حساب را به هم میزند.
برای دو قرارداد مجموعاً $2,700 پرداخت کردهاید و $1,000 پس گرفتهاید؛ پس خالص خروج وجه بابت ودیعه $1,700 است. پس از تسویه، این مبلغ برابر است با ودیعهٔ جدید $1,500 که هنوز نزد صاحبخانه است، بهاضافهٔ هزینهٔ نهایی $200 قرارداد قبلی. تا اینجا فقط $200 به هزینهٔ قطعی ودیعه تبدیل شده است.
روش جایگزینِ ثبت دارایی ترتیب متفاوتی دارد. وقتی $1,000 به حساب بانکی برمیگردد، داراییِ ودیعهٔ قبلی از $1,200 به $200 کاهش مییابد. سپس هنگام تسویه، $200 داراییِ باقیمانده حذف و $200 هزینه ثبت میشود. این هزینه در روش ثبت دارایی لازم است، چون پرداخت اولیه انتقال بوده است. همین ثبت در روش خروج وجه نقد، هزینه را دوباره حساب میکند.
اگر ودیعه را پیش از شروع پیگیری پرداخت کردهاید
ماندهٔ واقعی حساب جاری در روز شروع ثبت را بهعنوان ماندهٔ اولیه وارد کنید و پرداخت قدیمی $1,200 را در فهرست دستی ودیعهها بنویسید. آن پرداخت را دوباره بهعنوان برداشت امروز ثبت نکنید: موجودی اولیهٔ حساب، پس از خروج آن پول محاسبه شده است.
در روش خروج وجه نقد، بازپرداخت بعدی $1,000 را در تاریخ واقعی واریز به حساب، بهصورت برگشت هزینه در دستهٔ ودیعه وارد کنید. در توضیحات بنویسید که این مبلغ بازگشت ودیعهای است که پیش از شروع پیگیری پرداخت شده بود. در دورهای که ثبت کردهاید، مجموع هزینهٔ ودیعه منفی خواهد بود. این رقم برای همین دوره درست است، اما بدون سابقهٔ قبلی نمیتواند هزینهٔ ودیعه در کل مدت قرارداد را نشان دهد. برای دیدن هزینهٔ نهایی $200 از فهرست ودیعهها استفاده کنید و بابت آن کسری، هزینهٔ دیگری از حساب بانکی ثبت نکنید. اصل پول برگشته، درآمد تازه نیست.
اگر بهجای آن از حسابداری دارایی استفاده میکنید، ودیعهٔ موجود را با استفاده از روش ثبت ماندهٔ اولیه در ابزار خود، بهعنوان داراییِ ابتدای دوره وارد کنید. برای پرداختی که قبلاً انجام شده، انتقال بانکی تازه ثبت نکنید.
مدارک را از پول نقد در دسترس جدا نگه دارید
وعده، اعلام کسر یا اختلاف، ماندهٔ بانکی شما را تغییر نمیدهد. مکاتبات را کنار فهرست ودیعهها نگه دارید و بازپرداخت را فقط پس از واریز به حساب، در سوابق تراکنشهای نقدی ثبت کنید. مبلغ مورد اختلاف برای پرداخت قبوض در دسترس نیست، حتی اگر فکر میکنید دلایل محکمی برای پسگرفتن آن دارید.
برای مستأجران آمریکا، راهنمای حقوق مستأجران USAGov به خواندن قرارداد اجاره، تماس با نهاد ایالتی مربوط و یافتن کمک حقوقی اشاره میکند. راهنمای دادستان کل نیویورک برای پسگرفتن ودیعه نمونهٔ مفیدی دربارهٔ مدارک ارائه میدهد: قرارداد، سوابق پرداخت و عکسهای وضعیت ملک را نگه دارید.
قواعد نیویورک در همهجا کاربرد ندارند. برای مهلت بازگرداندن پول و کسورات مجاز، مقررات محل وقوع ملک را بررسی کنید. فهرست ودیعهها وضعیت بودجهٔ شما را ثبت میکند؛ تسویهشده یا تسویهنشده علامتزدن یک مبلغ، حقی قانونی ایجاد نمیکند و اختلاف را فیصله نمیدهد.
استفاده از Expense Budget Tracker
Expense Budget Tracker امکان تعیین بودجهٔ ماهانه برای دستهها و ثبت هزینه با مبلغ مثبت یا منفی را دارد. برای روش خروج وجه نقد، پرداخت ودیعه را با مبلغ منفی و kind='spend' ثبت کنید و اصل پول برگشته را با مبلغ مثبت و kind='spend'؛ هر دو در دستهٔ ودیعههای قابلاسترداد. حساب و ارز درست را انتخاب کنید و تاریخ واقعی ثبت تراکنش در بانک را وارد کنید. راهنمای بازپرداخت این علامتها را بهتفصیل توضیح میدهد.
فهرست ودیعهها را بهصورت دستی بیرون از برنامه نگه دارید. روند اختصاصی مدیریت ودیعه یا قابلیت حذف خودکار داراییِ ودیعه از پول نقد در دسترس وجود ندارد. وقتی تعهدات دو قرارداد اجاره همزمان میشوند، تاریخهای پرداخت را کنار برنامهٔ ماهانه بررسی کنید.
پس از ثبت بازپرداخت، ماندهٔ حساب دریافتکننده را با بانک تطبیق دهید و فهرست ودیعهها را بهروز کنید. سپس مشخص کنید پول برگشته باید صرف کدام قبوض یا هدف پسانداز شود. تا پیش از رسیدن آن، ودیعهٔ جدید را با پولی تأمین کنید که در تاریخ سررسیدش در دسترس است.