Як обліковувати гарантійний депозит за оренду в бюджеті
Як записати сплату й часткове повернення гарантійного депозиту, спланувати кошти на два депозити та не врахувати утримання двічі.
Новий орендодавець просить $1,500, перш ніж передати ключі. Попередній досі тримає ваші $1,200. Навіть якщо ви очікуєте повернути кожен долар, у день платежу вам потрібні всі $1,500. Гроші, які мають повернути наступного місяця, не покриють переказ цього тижня.
Щоб обліковувати гарантійний депозит у бюджеті, записуйте платежі й повернення за датою фактичного руху коштів, а суму, яка залишається в орендодавця, відстежуйте окремо. Дотримуйтеся одного методу від сплати до остаточного розрахунку. Інакше одне утримання на $200 може перетворитися на $400 витрат у звіті.
Визначте, що показує категорія депозитів
Якщо ви ведете особистий бюджет за рухом коштів, зручно записати сплату депозиту як витратну операцію в окремій категорії Поворотні депозити. Коли основна сума або її частина повернеться на рахунок, запишіть її як зменшення витрат у тій самій категорії. Паралельно ведіть реєстр депозитів вручну: він покаже, яка сума ще очікує остаточного розрахунку.
Назвемо це методом обліку за рухом коштів. За всю історію депозиту категорія показує різницю між сплаченими й повернутими грошима. Поки договір оренди діє, до цієї різниці входять і кошти, які досі тримає орендодавець. Тому вона ще не показує остаточних витрат на житло. Окрема від звичайної орендної плати категорія допомагає не змішувати ці суми.
За обліку активів ті самі гроші відображають інакше. Сплату записують як переказ із банківського рахунку на окремий рахунок депозиту як активу. Повернення — це переказ назад, а остаточно узгоджене утримання зменшує актив і стає витратою. За цього методу початковий платіж не є витратою. Водночас депозитний актив потрібно виключати з розрахунку коштів, доступних для оплати рахунків.
У прикладах нижче використано метод обліку за рухом коштів. Не записуйте той самий платіж одночасно як витрату і як переказ на рахунок депозитного активу.
Спершу перевірте, з чого складається платіж. Плата за розгляд заявки чи адміністративний збір, які не повертають, належать до окремої категорії витрат. Реєстр нижче призначений для основної суми поворотного депозиту. Якщо вам окремо виплатять відсотки, запишіть їх окремо, не віднімаючи від основної суми.
Передбачте гроші на обидва депозити
Розгляньмо переїзд з одного орендованого помешкання в інше. Усі суми умовні й наведені в доларах США (USD). Депозит за попереднім договором у розмірі $1,200 сплатили й записали торік. На 1 вересня орендар має $4,000 на поточному рахунку — цей залишок уже враховує торішній платіж.
У прикладі є лише наведені нижче операції. Зарплата не надходить, інших рухів коштів за цей період немає.
| Дата | Подія | Рух коштів на поточному рахунку | Залишок на рахунку | Неврегульований залишок депозитів |
|---|---|---|---|---|
| 1 вересня | Початковий стан; депозит за попереднім договором залишається в орендодавця | — | $4,000 | $1,200 |
| 3 вересня | Сплачено депозит за новим договором | −$1,500 | $2,500 | $2,700 |
| 5 вересня | Сплачено оренду й обов’язкові рахунки | −$1,800 | $700 | $2,700 |
| 20 вересня | Попередній орендодавець пропонує повернути $1,000 і утримати $200; орендар оскаржує утримання | $0 | $700 | $2,700 |
| 25 вересня | Повернення $1,000 зараховано; $200 залишаються спірними | +$1,000 | $1,700 | $1,700 |
| 2 жовтня | Орендар погоджується на утримання $200; розрахунок за попереднім депозитом завершено | $0 | $1,700 | $1,500 |
До надходження повернення на новий депозит і рахунки потрібно $3,300. Початкових коштів вистачає, після цих платежів залишається $700. Із них доведеться покрити й те, чого немає у спрощеному прикладі, наприклад продукти, або залишити частину як резерв. Тож усі $700 не обов’язково вільні для витрат.
Якби на поточному рахунку було $2,600, на самі лише наведені платежі бракувало б $700. Очікуване повернення попереднього депозиту цю нестачу не покриє. Перш ніж брати на себе зобов’язання щодо переїзду, знайдіть кошти на ці платежі або домовтеся про зміну строків оплати.
У певний момент у двох депозитах буде зв’язано $2,700. Після часткового повернення неврегульований залишок $1,700 складатиметься з нового депозиту на $1,500 і спірних $200. Ця сума показує, скільки основної суми ще очікує розрахунку, але не гарантує її повного повернення.
Додайте інші витрати на переїзд до того самого плану платежів за датами. У посібнику з витрат на переїзд є ширший перелік, зокрема оплата двох помешкань за період, коли строки оренди перетинаються, і підключення комунальних послуг.
Ведіть окремий рядок реєстру для кожного договору
Достатньо невеликої електронної таблиці чи нотатки. Для кожного депозиту запишіть:
- Помешкання, орендодавця або агента, валюту, дату й суму початкового платежу.
- Номер або інший ідентифікатор платежу та посилання на договір, квитанцію й матеріали про стан помешкання.
- Запропоновану суму повернення, очікувану дату надходження й дату наступного звернення до орендодавця.
- Фактично отримані повернення, остаточно узгоджені утримання та неврегульований залишок.
- Спірну суму, якщо вона є, і наступну дію.
Рахуйте так: початковий депозит − отримані повернення основної суми − остаточно узгоджені утримання = неврегульований залишок. Запропоноване утримання залишається в цьому залишку, доки ви його оскаржуєте. Позначте цю частину як спірну, щоб не сплутати її із сумою, яку вже погодилися вам повернути.
Ось як змінюється реєстр у нашому прикладі:
| Дата | Договір | Початковий депозит | Повернуто основної суми | Узгоджені утримання | Неврегульований залишок | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 вересня | Попередній | $1,200 | $0 | $0 | $1,200 | Очікується остаточний розрахунок |
| 3 вересня | Новий | $1,500 | $0 | $0 | $1,500 | Залишається в орендодавця на час оренди |
| 25 вересня | Попередній | $1,200 | $1,000 | $0 | $200 | Утримання оскаржується |
| 2 жовтня | Попередній | $1,200 | $1,000 | $200 | $0 | Розрахунок завершено |
Кожен рядок показує стан на відповідну дату. Не підсумовуйте рядки попереднього договору: це послідовні стани одного депозиту. Рядок нового договору після 3 вересня не змінюється. Коли розрахунок завершено, збережіть остаточний запис попереднього договору та підтвердні документи.
Запишіть часткове повернення й не врахуйте утримання двічі
За методом обліку за рухом коштів попередній договір має дві операції: $1,200 сплачено торік і $1,000 повернуто 25 вересня. Різниця між сплаченим і повернутим становить $200.
Згода на утримання $200 від 2 жовтня змінює запис у реєстрі, але залишок на поточному рахунку не змінюється. Не додавайте ще одну витратну операцію на $200 за банківським рахунком. Неповернена частина вже входить до початкового платежу. Друга витрата завищить загальну суму витрат, а обліковий залишок перестане збігатися з банківським.
За обома договорами сплатили $2,700 і отримали назад $1,000. Різниця становить $1,700. Після остаточного розрахунку вона складається з нового депозиту на $1,500, який досі залишається в орендодавця, та остаточних витрат на $200 за попереднім договором. Отже, наразі лише $200 стали остаточними витратами за депозитом.
За альтернативного методу — обліку активів — послідовність інша. Коли $1,000 повертаються на банківський рахунок, актив за попереднім депозитом зменшується з $1,200 до $200. Під час остаточного розрахунку решту активу на $200 списують і записують витрату на $200. За обліку активів ця витрата потрібна, адже початковий платіж був переказом. За обліку за рухом коштів вона дублювала б уже враховані витрати.
Якщо депозит сплатили до початку ведення обліку
Вкажіть фактичний залишок на поточному рахунку на дату початку обліку, а давніший платіж на $1,200 внесіть до реєстру вручну. Не створюйте нове списання: початковий банківський залишок уже враховує гроші, сплачені раніше.
За методом обліку за рухом коштів запишіть подальше повернення $1,000 як зменшення витрат у категорії депозитів за фактичною датою зарахування. У примітці вкажіть, що це повернення депозиту, сплаченого до початку обліку. За період, який ви відстежуєте, витрати на депозити будуть від’ємними. Для цього періоду це правильно, але без попередньої історії такий облік не покаже витрат за весь строк договору. Остаточні витрати на $200 можна побачити в реєстрі; не додавайте ще одну витратну операцію за банківським рахунком для цього утримання. Повернення основної суми не є новим заробітком.
Якщо ви ведете облік активів, внесіть наявний депозит як початковий актив за допомогою передбаченої у вашому інструменті процедури введення початкових залишків. Не створюйте новий банківський переказ для давнього платежу.
Зберігайте підтвердження, але не рахуйте їх як доступні гроші
Обіцянка повернути гроші, повідомлення про утримання чи спір не змінюють банківського залишку. Зберігайте листування разом із реєстром, а повернення записуйте в обліку руху коштів лише після надходження. Спірна сума залишається недоступною для оплати рахунків, навіть якщо ви впевнені у своїх аргументах.
Для орендарів у США рекомендації USAGov щодо прав орендарів містять поради прочитати договір, звернутися до відповідного органу штату та знайти правову допомогу. Рекомендації генерального прокурора штату Нью-Йорк щодо повернення депозитів підказують, які підтвердження варто зберегти: договір, платіжні документи й фотографії стану помешкання.
Правила штату Нью-Йорк не діють усюди. Перевірте строки повернення й допустимі утримання за правилами місця, де розташоване помешкання. Реєстр відображає стан вашого бюджету. Позначка про неврегульовану суму чи завершений розрахунок сама по собі не встановлює юридичного права й не розв’язує спору.
Як використовувати Expense Budget Tracker
Expense Budget Tracker підтримує місячні плани за категоріями та записи витрат із додатними й від’ємними сумами. Для обліку за рухом коштів записуйте сплату депозиту як від’ємну суму з kind='spend', а повернення основної суми — як додатну суму з kind='spend'. Обидві операції мають бути в категорії «Поворотні депозити». Вказуйте фактичні рахунок, валюту й дату проведення операції. У посібнику з повернення коштів докладно пояснено, як використовувати ці знаки.
Ведіть реєстр депозитів вручну поза застосунком. У застосунку немає окремого механізму для обліку депозитів чи автоматичного виключення депозитного активу з доступних коштів. Коли строки двох договорів перетинаються, звіряйте дати платежів із місячним планом.
Після зарахування повернення звірте рахунок, на який надійшли кошти, і оновіть реєстр. Потім розподіліть повернуті гроші між потрібними платежами та заощадженнями. До їх надходження сплачуйте новий депозит з коштів, доступних на дату платежу.