Как учитывать залог за аренду жилья в бюджете

Новый арендодатель просит $1,500, прежде чем передать ключи. У прежнего всё ещё остаются ваши $1,200. Даже если вы рассчитываете вернуть каждый доллар, к дате платежа нужно иметь все $1,500. Деньгами, которые вернутся в следующем месяце, нельзя оплатить залог на этой неделе.

Записывайте залог в бюджет по фактическому движению денег и отдельно отслеживайте сумму, которая ещё остаётся у арендодателя. Придерживайтесь одного метода от внесения залога до окончательного расчёта. Если смешать методы, удержание $200 может превратиться в $400 расходов в отчёте.

Что должна показывать категория залогов

Если вы ведёте личный бюджет по движению денег, удобно записать платёж в отдельную категорию Возвратные залоги. Когда деньги вернутся на счёт, отразите возврат основной суммы как уменьшение расходов в той же категории. Отдельно от журнала операций ведите вручную реестр залогов: он покажет, какая сумма ещё не возвращена и не списана по итогам расчёта.

Назовём это учётом по движению денег. За всю историю залога категория показывает, сколько вы заплатили за вычетом полученных возвратов. Пока аренда продолжается, в эту сумму входят и деньги, которые ещё находятся у арендодателя. Поэтому она пока не равна окончательным затратам на жильё. Отдельная категория для залогов помогает не смешивать их с обычной арендной платой.

При учёте активов те же деньги отражаются иначе. Вы записываете перевод с банковского счёта на отдельный счёт актива «Залог». При возврате переводите деньги обратно, а при окончательном удержании уменьшаете актив и записываете расход. Первоначальный платёж при таком подходе не считается расходом. При этом актив «Залог» нужно исключать из суммы денег, доступных для оплаты счетов.

В примерах ниже используется учёт по движению денег. Не записывайте один и тот же платёж одновременно как расход и как перевод на счёт актива «Залог».

Сначала проверьте, из чего состоит платёж. Невозвратную плату за рассмотрение заявки или административный сбор запишите в отдельную категорию расходов. Реестр ниже предназначен для основной суммы возвратного залога. Если вам отдельно выплатили проценты, запишите их отдельно: они не уменьшают основную сумму залога.

Заранее предусмотрите деньги на два залога

Рассмотрим переезд из одного съёмного жилья в другое. Все суммы условные и указаны в долларах США (USD). Прежний залог $1,200 был внесён и записан в прошлом году. На 1 сентября у арендатора на текущем банковском счёте $4,000 — уже после того платежа.

В примере учтены только перечисленные ниже операции. Зарплата и другие поступления или списания за этот период отсутствуют.

Дата	Событие	Движение по счёту	Остаток на счёте	Незакрытый остаток залогов
1 сентября	Начальное состояние; прежний залог у арендодателя	—	$4,000	$1,200
3 сентября	Внесён залог за новое жильё	−$1,500	$2,500	$2,700
5 сентября	Оплачены аренда и обязательные счета	−$1,800	$700	$2,700
20 сентября	Прежний арендодатель предлагает вернуть $1,000 и удержать $200; арендатор оспаривает удержание	$0	$700	$2,700
25 сентября	Зачислен возврат $1,000; $200 остаются спорными	+$1,000	$1,700	$1,700
2 октября	Арендатор соглашается на удержание $200; расчёт по прежнему залогу завершён	$0	$1,700	$1,500

На новый залог и счета нужно $3,300 ещё до поступления возврата. Денег на счёте хватает, после платежей остаётся $700. Из этой суммы предстоит покрыть и то, что не вошло в упрощённый пример: например, продукты или денежный резерв. Все $700 нельзя автоматически считать свободными для трат.

Если бы на счёте было $2,600, уже на перечисленные платежи не хватило бы $700. Ожидаемый возврат прежнего залога эту нехватку не устраняет. Прежде чем брать на себя обязательства по переезду, найдите деньги на платежи или согласуйте другие сроки оплаты.

В какой-то момент у двух арендодателей одновременно находятся $2,700. После частичного возврата незакрытый остаток $1,700 состоит из нового залога $1,500 и спорных $200. Эта запись показывает основную сумму, по которой расчёт ещё не завершён. Она не означает, что вам обязательно вернут все эти деньги.

Включите остальные затраты на переезд в тот же план платежей с датами. В руководстве по расходам на переезд есть более полный список, включая оплату двух квартир за один период и подключение коммунальных услуг.

Отведите каждому договору аренды строку в реестре

Достаточно небольшой таблицы или заметки. По каждому залогу запишите:

• Адрес жилья, арендодателя или агента, валюту, дату и сумму первоначального платежа.
• Номер платежа или другие данные, по которым его можно найти, и ссылки на договор, квитанцию и материалы о состоянии жилья.
• Предлагаемую сумму возврата, ожидаемую дату поступления и дату следующего обращения к арендодателю.
• Фактически полученные возвраты, окончательные удержания и незакрытый остаток.
• Спорную сумму, если она есть, и следующее действие.

Используйте формулу: первоначальный залог − полученные возвраты основной суммы − окончательные удержания = незакрытый остаток. Пока вы оспариваете предложенное удержание, оставляйте эту сумму в незакрытом остатке. Пометьте её как спорную, чтобы не принять за сумму, которую арендодатель уже согласился вернуть.

В нашем примере реестр меняется так:

Дата	Договор аренды	Первоначальный залог	Возвращено основной суммы	Окончательные удержания	Незакрытый остаток	Статус
3 сентября	Прежний	$1,200	$0	$0	$1,200	Ожидается окончательный расчёт
3 сентября	Новый	$1,500	$0	$0	$1,500	Залог у арендодателя на время аренды
25 сентября	Прежний	$1,200	$1,000	$0	$200	Удержание оспаривается
2 октября	Прежний	$1,200	$1,000	$200	$0	Расчёт завершён

Каждая строка показывает состояние на указанную дату. Не складывайте строки по прежнему договору между собой: это последовательные состояния одной записи. По новому договору после 3 сентября ничего не меняется. После завершения расчёта сохраните итоговую запись по прежнему залогу и подтверждающие документы.

Как записать частичный возврат и не учесть удержание дважды

При учёте по движению денег по прежнему договору есть две операции: $1,200 выплачены в прошлом году, $1,000 возвращены 25 сентября. Разница составляет $200.

Согласие на удержание $200 от 2 октября меняет реестр, но не остаток на банковском счёте. Не добавляйте ещё один расход $200 по счёту. Невозвращённая часть уже входит в первоначальную выплату. Повторная запись завысит расходы, а расчётный остаток перестанет совпадать с банковским.

По двум договорам выплачено $2,700 и возвращено $1,000. Разница составляет $1,700. После окончательного расчёта это новый залог $1,500, который ещё находится у арендодателя, и $200 окончательных затрат по прежнему договору. Из всей этой суммы окончательным расходом по залогу пока стали только $200.

При учёте активов последовательность другая. Когда возврат $1,000 переводится обратно на банковский счёт, актив «Залог» по прежнему договору уменьшается с $1,200 до $200. При окончательном расчёте оставшиеся $200 списываются с актива и признаются расходом. Такая запись нужна, поскольку первоначальный платёж был переводом. При учёте по движению денег она продублировала бы уже учтённые затраты.

Если залог внесён до того, как вы начали вести бюджет

Укажите фактический начальный остаток на банковском счёте, а прежний платёж $1,200 внесите в реестр залогов. Не создавайте фиктивное списание текущей датой: начальный остаток уже учитывает деньги, выплаченные до начала ведения бюджета.

При учёте по движению денег запишите последующий возврат $1,000 как уменьшение расходов в категории залогов на дату фактического зачисления. Добавьте пометку, что возвращён залог, внесённый до начала учёта. За период ведения бюджета расходы в этой категории окажутся отрицательными. Это правильно отражает движение денег за данный период, но без прежней истории не показывает затраты за весь срок аренды. Окончательные затраты $200 видны в реестре. Не добавляйте ещё одно списание по банковскому счёту на сумму удержания. Возвращённая основная сумма — это ваши прежние деньги, а не новый заработок.

Если вы ведёте учёт активов, внесите существующий залог через предусмотренную в вашем инструменте процедуру ввода начальных остатков. Не создавайте текущий банковский перевод для платежа, совершённого в прошлом.

Обещание возврата ещё не меняет остаток на счёте

Обещание, уведомление об удержании или спор не меняют банковский остаток. Храните переписку вместе с реестром и записывайте возврат в журнал операций только после поступления денег. Спорной суммой нельзя оплачивать счета, даже если вы уверены в обоснованности своих требований.

Арендаторам в США USAGov рекомендует изучить свои права: прочитать договор, обратиться в соответствующий орган штата и найти юридическую помощь. В руководстве генерального прокурора штата Нью-Йорк по возврату залога приведены примеры полезных подтверждений: договор, документы об оплате и фотографии состояния жилья.

Правила штата Нью-Йорк не универсальны. Проверяйте сроки возврата и допустимые удержания по правилам той юрисдикции, где находится жильё. Реестр нужен для вашего бюджета. Отметка о незакрытом остатке или завершённом расчёте сама по себе не устанавливает юридических прав и не разрешает спор.

Как вести учёт в Expense Budget Tracker

Expense Budget Tracker поддерживает месячные планы по категориям и записи расходов с положительными и отрицательными суммами. Для учёта по движению денег записывайте внесение залога отрицательной суммой с kind='spend', а возврат основной суммы — положительной суммой с kind='spend'. Обе записи относятся к категории «Возвратные залоги». Указывайте счёт, с которого ушли или на который пришли деньги, валюту и фактическую дату операции. В руководстве по возвратам подробно объясняется, какой знак использовать.

Реестр залогов ведите вручную вне приложения. В Expense Budget Tracker нет отдельного механизма учёта залогов или автоматического исключения актива «Залог» из доступных денег. Если сроки двух аренд пересекаются, сверяйте даты платежей с месячным планом.

После зачисления возврата сверьте остаток на счёте, куда пришли деньги, и обновите реестр. Затем распределите вернувшуюся сумму на нужные платежи или сбережения. До её поступления рассчитывайте на те деньги, которые будут доступны к сроку внесения нового залога.